1. Chi trang phục cho nhân viên bằng tiền

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành:
Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.”
Căn cứ theo quy định tại Điểm đ.4 Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành:
2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công
đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước…”
Và căn cứ theo quy định tại Điểm b.2.1 Khoản 1 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC :
“Điều 8. Xác định thu nhập chịu thuế từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công
Đối với tiền trang phục trả cho người lao động không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Trường hợp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.”
Do đó, phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động (NLĐ) nếu không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm thì được tính là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và không phải tính vào thu nhập chịu thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) của NLĐ với khoản chi trang phục này.
Ví dụ 1: Công ty X có chi trang phục bằng tiền mặt cho NLĐ là 7 triệu đồng/năm/người thì công ty chỉ được tính vào chi phí được trừ tương ứng với mức 5 triệu đồng/người/năm khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Phần vượt quá 2 triệu (7 triệu – 5 triệu) sẽ được tính vào thu nhập tính thuế TNDN của công ty và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của NLĐ.
2. Chi trang phục cho nhân viên bằng hiện vật
Cũng căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 nêu trên, thì doanh nghiệp chi trang phục cho NLĐ bằng hiện vật thì được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN khi có đủ hóa đơn, chứng từ.
Tức là đối với khoản chi trang phục bằng hiện vật, doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn về mức chi nhưng phải có hóa đơn, chứng từ rõ ràng.
Ví dụ 2: Công ty Y cung cấp vải cho toàn bộ nhân viên nữ trong công ty hết 90 triệu đồng. Nếu công ty có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì khoản chi 90 triệu đồng trên sẽ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Hóa đơn, chứng từ ở đây có thể bao gồm Quyết định chi trang phục bằng hiện vật hoặc được quy định trong hợp đồng lao động, danh sách nhân viên được nhận hiện vật có ký nhận của nhân viên, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn bán hàng của bên cung cấp trang phục,…
3. Chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền và bằng hiện vật
Có nhiều doanh nghiệp chi trang phục cho nhân viên vừa bằng tiền, vừa bằng hiện vật. Trong trường hợp này, để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
Ví dụ 3: Công ty Z chi trang phục cho nhân viên trong công ty là 1 triệu đồng/ người/năm, đồng thời chi trang phục bằng hiện vật với tổng mức chi là 80 triệu (có đủ hóa đơn, chứng từ) cho toàn bộ nhân viên.
Vì mức chi trang phục cho nhân viên <5 triệu đồng/người và chi bằng hiện vật cũng có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định nên công ty Z được tính toàn bộ chi phí trang phục bằng tiền và hiện vật vào chi phí hợp lý.
Các khoản chi này không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.
Lưu ý: Ngoài những điều kiện ở trên, để chi trang phục được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải ghi cụ thể điều kiện được hưởng, mức được hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Cụ thể, để chi phí trang phục tính vào chi phí hợp lý, thì trước hết trong quy chế, hợp đồng lao động hay nội quy lao động, …doanh nghiệp cần quy định những đối tượng nào bắt buộc phải mặc đồng phục (đối tượng nào không phải mặc, đối tượng nào phải mặc và mặc trang phục như thế nào) và doanh nghiệp hỗ trợ trang phục bằng tiền hay hiện vật, mức hỗ trợ ra sao?…